6 passos para organizar seus documentos domésticos

A organização da papelada da casa não é uma tarefa muito apreciada, mas a partir do momento em que os documentos estiverem em ordem e de fácil acesso, nunca mais se pensará em deixá-los espalhados.

Michele Coronetti

Ao precisar de um documento, surge a ideia: onde será que ele está? A organização em forma de arquivo é uma das melhores soluções para a conservação e o armazenamento destes papéis ocupadores de espaço, porém muito importantes. A utilização pode ser pequena, mas quando se faz necessária, a busca pode causar certo estresse. É possível evitar essa preocupação, organizando-os de várias formas:

1. Reserve um local

Caso tenha um espaço de escritório, uma mesa com gavetão ou mesmo um armário com gavetas largas, pode-se comprar pastas suspensas. Identifica-se cada uma com os visores. O custo disso é mais baixo do que se imagina. Uma versão mais caseira é optar por pastas largas de plástico, devidamente identificadas que podem ficar guardadas em estantes. Inclusive, as pastas que os filhos não utilizam mais na escola podem servir de apoio para essa organização.

2. Separe os documentos por tipo e subtipo

Por exemplo: abra a pasta Concessionárias, subdivida por Luz, Água, Telefonia, TV, etc. Manter os documentos em ordem decrescente, ou seja, a primeira conta é a de janeiro de 2014 por exemplo, a seguinte de fevereiro do mesmo ano e assim vai, de forma que a conta mais recente fique em primeiro lugar. As concessionárias são obrigadas por lei a enviarem uma quitação dos débitos do ano anterior. Sendo assim, as faturas do ano referente à quitação podem ser descartadas. Menos volume de papel a ser guardado!

3. Pasta sanfonada

Quando a demanda dessas contas é pequena, optar por pastas anuais e separar as concessionárias e estabelecimentos comerciais é interessante e ocupa menos espaço. Uma pasta sanfonada é suficiente, nomeando-se os tipos de documentos nas abas.

4. Os documentos têm prazo para serem guardados

Encontre aqui neste link o prazo estabelecido por lei. O mais comum é que sejam guardados por cinco anos, prazo de precaução. Para manter o arquivo atualizado, a cada ano retira-se o anterior ao prazo e descarta-se. Os documentos não precisam ser queimados, eles podem ser rasgados e depositados no lixo seletivo para reciclagem.

5 . O que deve ser mantido neste arquivo

Contas pagas; documentos pessoais de todos os familiares (cópias e originais que não ficam com o dono), como certidão de nascimento, carteira de vacinação, RG, título eleitoral, certificado de alistamento, carteira de trabalho, passaporte, seguros e documentos de convênios médicos; bem como, recibos dos prestadores, notas fiscais de bens adquiridos, comprovante de entrega da Declaração do Imposto de Renda com os documentos que comprovem a inserção na declaração; documentos imobiliários; documentos dos bens, como os do automóvel e seus impostos; carteira de vacinação e outros documentos dos animais de estimação; contratos bancários; contratos diversos, inclusive de trabalho; histórico escolar e outros documentos e diplomas. Pode-se também guardar menções na imprensa.

6. Digitalizar documentos pessoais

Além de históricos e contratos é uma sábia escolha, que mantém uma cópia do documento integral. Manter esses documentos digitais na web é uma ótima solução em caso de catástrofes ou mesmo de simples perda.

A prevenção e o cuidado são sempre importantes, inclusive com essa papelada. É impossível prever o futuro, e esses documentos importantes podem ser necessários quando menos se espera. Será um tempo gasto com algo extremamente útil, e que toda a família pode se reunir para montar o arquivo e o conservar.

Michele Coronetti

Michele Coronetti é secretária, mãe de seis lindos filhos, gosta de cultura e pesquisas genealógicas.